鲜为人知 Excel会计必学35招秘技下－MSOFFICE(5)
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。
三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合)，“关闭”对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
提示：此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002。
三十三、利用公式审核工具查看数据出处
Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，数据来源有3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。
