付勇视点：协同软件驱动力全剖析
协同软件价值决定了核心
在协同软件的应用价值阐述中，经常可以看到“增强管理执行力”这一提法。为什么协同软件是增强执行力的，协同软件又是怎样增强管理执行力的呢？
保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中，明确指出：如果执行力失缺，再完美的策略也会随时崩溃；而优秀的执行力，却可以随时弥补策略的缺陷，取得良好的效果。同时该书还指出：管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。中国管理领域的知名学者，哈佛大学企业管理博士后余世维先生在《赢在执行》一书的第76页也写道：解决执行力的关键问题是把握人员、战略、运营三个执行力的核心。从复旦协达等国内主流的协同软件产品来看，流程管理恰恰是协同软件的核心应用。
以产品竞争力位居国内第一的复旦协达CTOP协同软件和国际领先的IBM Lotus软件为参考，工作流管理是协同软件核心功能之一。从管理学的角度，复旦协达等协同软件的流程管理部分，主要实现了三个方面的功能：首先是流程参与者绑定，即让执行者能够负责地参与工作事务；其次是流程节点步骤管理，以确定管理层次和秩序；再次是节点活动管理，即定义每个步骤该做什么事。
具体到应用方面，协达软件的流程管理主要应用如下：
1、人员或者组织相关的流程，包括了：请假、出差、招聘、入职、培训、评估等一切与组织和人员相关的工作事务；
2、战略或者决策相关的流程，主要是公文的应用，因为公文是领导层意见与决策精神的载体，公文包括：上级领导和机关的文件收取、向本级相关单位和下级单位发出文件、文件内容的传阅，以及通知、公告等告知性的的决策意见发布等；
3、营运或者业务相关的流程，包括日常工作意见的审批与跟踪等等，如行政办公方面的业务意见批复，企业应用中的采购和销售等业务流程管理、合同审批等等。
工作流，协同应用的动力引擎
协同软件的主要应用需求点，以前集中在邮件通讯、即时消息和日程管理等方面。随着微软Exchange和Outlook软件被广泛应用，以及近两年腾讯RTX、微软MSN等即时通讯软件的迅速普及，用户对于协同软件的需求点，已经转向工作流管理，用户应用协同软件的目的，已经由沟通转为“使团队协同工作节点有条不紊推进”。
工作流管理（Workflow Management, WFM）是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理有时被称为业务流程管理（BPM，Business Process Management），为了与企业绩效管理（BPM）管理区分，这里将业务流程管理划入工作流管理范畴。
据工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WFMC）的定义，工作流管理（Workflow Management , WFM）系统通过软件定义、创建工作流并管理其执行。以工作流管理为核心的复旦协达CTOP协同软件为参照，工作流系统可以运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其他的软件工具或应用。
从实际应用来看，工作流已经成为协同软件应用的动力引擎，许多协作事务，都是通过工作流进行“应用建模”后，再被应用者调用。公文处理、档案管理、会议管理、人事管理、商务管理、项目管理等管理事务，都是以工作流为核心的应用。同时，协达等主流协同软件还能将工作流功能组件在应用层开放出来，用户可以非常灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基础，构建行政与业务管理信息系统。用户只需要在应用层完成人机对话，就可以调用这些功能，和设置管理表单、节点以及应用方案。
工作流管理，已经成为协同软件的动力引擎，广泛地应用到各项管理事务中，成为协同软件用户实现业务协同，增强管理效率的核心驱动力。（付勇）
