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五大标准助CIO正确挑选信息化软件

2008-12-16 06:00:53  编辑来源:互联网  宽屏版  评论
 

随着信息技术的发展,在企业管理软件市场上,各种管理软件如雨后春笋般,纷纷冒出来。现在企业管理软件,已经涉及到了企业的各个部门,如财务部门有财务管理软件、发票管理系统;ERP、CRM等跨部门的管理软件也屡见不鲜;传真管理系统、文件共享服务器、邮件系统等提高了企业的办公效率。但是,作为企业来说,很多都是“第一次进城的乡下人”,难免会挑花了眼。那在CIO眼中,哪些是其乐意接受的管理软件呢?

一、 灵活的自定义

各个企业的管理模式、生产方法各有差异,若想用一个统一的解决方案来应付各个企业,那是行不通的。虽然有些个性需求可以通过二次开发解决,但是,二次开发需要成本与时间,而且这一般只能依靠软件提供商解决,对于企业来说,这非常的被动。

作为CIO,我希望软件供应商年提供的管理软件,能有一个灵活配置的平台,不通过后台编码的编写,就可以实现一些简单功能的配置。如ERP系统中,我能够在销售订单上自定义一个字段,并且该字段的内容能够带到出货单、发票、应收帐款上。这么一个简单的需求,若通过代码编写,那是非常麻烦的,因为其涉及到多支表单作业。我希望有个像活动字典(AD)那样的技术就,可以不通过后台的代码,实现这些功能。

二、 傻瓜式的操作

企业上信息化管理软件,作为CIO来说,是忧喜参半。为什么呢?一方面,信息化项目的应用,可以提高信息部门在企业的地位,信息部门可以从后台走向前台;另一方面,信息化管理软件的采用,就意味着信息部门压力的增大,因为如何让员工准确、 熟练操作信息化管理系统的重任,就落到了我们的肩膀上。

我们希望,信息化管理软件提供“傻瓜式”的操作模式,让用户只需要通过简单的培训,就可以根据系统的提示,一步步的完成自己的作业,走完自己的流程。

最简单的,就是系统的一步操作完成后,系统都能够提示下一步该如何操作。这就如同现在市场上非常热火的虚拟机一样。当然,这可以根据用户自己设置,若用户对这支作业还不熟悉,则可以打开这个功能;若熟悉了,当然也就没必要让系统一步步提示你,该怎么作,把这个功能屏蔽掉旧可以了。

另一方面,系统要能够提供一个人性化的操作平台。现在国内的管理软件,纷纷进驻国内的软件管理市场。有些人会反驳,国内的软件就是太在于外表,所以就没有时间、精力去关注其实质性的功能了。其实,国人一向都强调“色香味”俱全,若你的色不好看,即使你香味很好闻、味道很不错,但是,看其来不舒服,那最后的综合评分也就不会高了。所以,在涉及管理软件的界面时,要体现人性化的需求,要考虑如何设计,才能让用户尽快的入手。三、 自动检错

企业管理软件必须要有自动检错的功能。通过系统的自动检错,提高系统操作的准确性。管理系统要能够帮助用户发现一些常规性的问题,从而减少我们系统维护的工作量。

如在ERP管理系统或者CRM客户关系管理系统中,对于物料编码要提供自动检错功能。不知道大家是否了解,我们的身份证号码的结构。身份证号码前面的几个数字,是有具体意义的,表示你的籍贯、出生年月、是男是女等等;但是,最后的几个校验码,则对于一般用户来说,没有实际意义,但是,对于某些人来说,是非常重要的,如户籍系统,可以通过某个程序,借助这几个校验码,判断这个生份证号码编写是否准确。因为物料编码对于企业管理软件来说,不仅是一个非常大的工程,而且,对于其准确性的要求很好。若物料编码错误,则整个系统都会发生混乱。这不是危言耸听,我就曾经经历过这种事件。那我们还是采用进销存系统的时候,我们的物料编码中,有一码是表示物料的颜色,结果因为系统输入人员在输入时,不小心把黑色的输成了红色,结果,最后,物料采购、入库、领料都出现了问题,最后,在成品检验的时候,才发现了问题。但是,这是生米已经煮成了熟饭,损失已经造成了。可见,物料编码对于信息化管理系统的重要性。所以,若系统能够提供如身份证校验码类似的自动检错机制,帮助用户检测这些常规错误,那我们是非常乐意接受这种系统的。

再如,要提供尽可能多的系统报警功能。如邮件服务器管理系统,当分配给他的硬盘空间快满时或者并发数过多、影响其响应时间到某个程度时,邮件服务器要自动发警报给系统维护人员,不要等到用户抱怨了我们才知道,春江水暖鸭先知,我们作为系统管理人员,要提前知道这些信息,可以提前准备。如ERP系统中的采购订单作业,不是所有采购订单都可以随便变更的,如已经收过货、对过帐的采购订单,就不能随意更改,若强行对其更改时,ERP系统要能够提示用户不能进行更改,并把这个信息自动反馈给系统管理人员,让其处理。

也就是说,信息化管理软件,要有那种“红外线探测”器的功能,哪个用户操作或者服务器性能,碰到这条警戒线了,就要自动进行汇报,如此,我们作为系统管理人员,就不用天天盯着系统看了。只要系统报警的时候,去处理一下问题就可以了。

四、 性能要求

现在的管理软件,不像以前,都是单机的软件。现在更多的管理软件,使网络化的管理软件,而且,有些不仅是企业内部局域网,还要通过VPN等手段,能够让外部网络访问。如此,即使出差在外的人,也能够访问企业的内部网络。

因为一个管理软件在同一个时间,可能不是一个人在使用,所以,我们就特别强调软件的性能,特别是对于并发数的要求及并发人数多时系统的响应时间。系统的性能,不仅跟企业的硬件环境有关,而且,跟管理软件的系统架构也是有很大关系的。如数据的传递机制、冲突机制等等,设计的好的话,可以充分利用网络资源,使得硬件不再成为影响其性能的主要因素。我在选择管理软件的时候,对于这块并发的功能非常重视。我至少会安排50个并发数,进行测试,看其性能有否受到影响。

五、 便于维护

若系统的维护工作很大、成本很高,那也很难受到企业的青睐。我为什么不敢跟开源的管理软件、特别是比较大型的开源管理软件,如CRM等,打交道,就是因为其开发与维护工作量太大。若采用开源的管理系统,我要专门招募一、两个技术人员来伺候他,那我还不如买商业软件,至少我后续服务的成本可以少很多。一年可能不能看见效果,但是,十年、二十年呢,可能就赚回来了。因为企业要养这些技术人员的话,可能不是个小数目,这笔每年支付给软件公司一笔服务费用,要高的多了。

所以,我们选择企业管理软件时,一般要求其维护相对简单,不要让我们再特意的去招募人才来管理为好。

 
 
  随着信息技术的发展,在企业管理软件市场上,各种管理软件如雨后春笋般,纷纷冒出来。现在企业管理软件,已经涉及到了企业的各个部门,如财务部门有财务管理软件、发票管理系统;ERP、CRM等跨部门的管理软件也屡见不鲜;传真管理系统、文件共享服务器、邮件系统等提高了企业的办公效率。但是,作为企业来说,很多都是“第一次进城的乡下人”,难免会挑花了眼。那在CIO眼中,哪些是其乐意接受的管理软件呢?   一、 灵活的自定义   各个企业的管理模式、生产方法各有差异,若想用一个统一的解决方案来应付各个企业,那是行不通的。虽然有些个性需求可以通过二次开发解决,但是,二次开发需要成本与时间,而且这一般只能依靠软件提供商解决,对于企业来说,这非常的被动。   作为CIO,我希望软件供应商年提供的管理软件,能有一个灵活配置的平台,不通过后台编码的编写,就可以实现一些简单功能的配置。如ERP系统中,我能够在销售订单上自定义一个字段,并且该字段的内容能够带到出货单、发票、应收帐款上。这么一个简单的需求,若通过代码编写,那是非常麻烦的,因为其涉及到多支表单作业。我希望有个像活动字典(AD)那样的技术就,可以不通过后台的代码,实现这些功能。   二、 傻瓜式的操作   企业上信息化管理软件,作为CIO来说,是忧喜参半。为什么呢?一方面,信息化项目的应用,可以提高信息部门在企业的地位,信息部门可以从后台走向前台;另一方面,信息化管理软件的采用,就意味着信息部门压力的增大,因为如何让员工准确、 熟练操作信息化管理系统的重任,就落到了我们的肩膀上。   我们希望,信息化管理软件提供“傻瓜式”的操作模式,让用户只需要通过简单的培训,就可以根据系统的提示,一步步的完成自己的作业,走完自己的流程。   最简单的,就是系统的一步操作完成后,系统都能够提示下一步该如何操作。这就如同现在市场上非常热火的虚拟机一样。当然,这可以根据用户自己设置,若用户对这支作业还不熟悉,则可以打开这个功能;若熟悉了,当然也就没必要让系统一步步提示你,该怎么作,把这个功能屏蔽掉旧可以了。   另一方面,系统要能够提供一个人性化的操作平台。现在国内的管理软件,纷纷进驻国内的软件管理市场。有些人会反驳,国内的软件就是太在于外表,所以就没有时间、精力去关注其实质性的功能了。其实,国人一向都强调“色香味”俱全,若你的色不好看,即使你香味很好闻、味道很不错,但是,看其来不舒服,那最后的综合评分也就不会高了。所以,在涉及管理软件的界面时,要体现人性化的需求,要考虑如何设计,才能让用户尽快的入手。  三、 自动检错   企业管理软件必须要有自动检错的功能。通过系统的自动检错,提高系统操作的准确性。管理系统要能够帮助用户发现一些常规性的问题,从而减少我们系统维护的工作量。   如在ERP管理系统或者CRM客户关系管理系统中,对于物料编码要提供自动检错功能。不知道大家是否了解,我们的身份证号码的结构。身份证号码前面的几个数字,是有具体意义的,表示你的籍贯、出生年月、是男是女等等;但是,最后的几个校验码,则对于一般用户来说,没有实际意义,但是,对于某些人来说,是非常重要的,如户籍系统,可以通过某个程序,借助这几个校验码,判断这个生份证号码编写是否准确。因为物料编码对于企业管理软件来说,不仅是一个非常大的工程,而且,对于其准确性的要求很好。若物料编码错误,则整个系统都会发生混乱。这不是危言耸听,我就曾经经历过这种事件。那我们还是采用进销存系统的时候,我们的物料编码中,有一码是表示物料的颜色,结果因为系统输入人员在输入时,不小心把黑色的输成了红色,结果,最后,物料采购、入库、领料都出现了问题,最后,在成品检验的时候,才发现了问题。但是,这是生米已经煮成了熟饭,损失已经造成了。可见,物料编码对于信息化管理系统的重要性。所以,若系统能够提供如身份证校验码类似的自动检错机制,帮助用户检测这些常规错误,那我们是非常乐意接受这种系统的。   再如,要提供尽可能多的系统报警功能。如邮件服务器管理系统,当分配给他的硬盘空间快满时或者并发数过多、影响其响应时间到某个程度时,邮件服务器要自动发警报给系统维护人员,不要等到用户抱怨了我们才知道,春江水暖鸭先知,我们作为系统管理人员,要提前知道这些信息,可以提前准备。如ERP系统中的采购订单作业,不是所有采购订单都可以随便变更的,如已经收过货、对过帐的采购订单,就不能随意更改,若强行对其更改时,ERP系统要能够提示用户不能进行更改,并把这个信息自动反馈给系统管理人员,让其处理。   也就是说,信息化管理软件,要有那种“红外线探测”器的功能,哪个用户操作或者服务器性能,碰到这条警戒线了,就要自动进行汇报,如此,我们作为系统管理人员,就不用天天盯着系统看了。只要系统报警的时候,去处理一下问题就可以了。   四、 性能要求   现在的管理软件,不像以前,都是单机的软件。现在更多的管理软件,使网络化的管理软件,而且,有些不仅是企业内部局域网,还要通过VPN等手段,能够让外部网络访问。如此,即使出差在外的人,也能够访问企业的内部网络。   因为一个管理软件在同一个时间,可能不是一个人在使用,所以,我们就特别强调软件的性能,特别是对于并发数的要求及并发人数多时系统的响应时间。系统的性能,不仅跟企业的硬件环境有关,而且,跟管理软件的系统架构也是有很大关系的。如数据的传递机制、冲突机制等等,设计的好的话,可以充分利用网络资源,使得硬件不再成为影响其性能的主要因素。我在选择管理软件的时候,对于这块并发的功能非常重视。我至少会安排50个并发数,进行测试,看其性能有否受到影响。   五、 便于维护   若系统的维护工作很大、成本很高,那也很难受到企业的青睐。我为什么不敢跟开源的管理软件、特别是比较大型的开源管理软件,如CRM等,打交道,就是因为其开发与维护工作量太大。若采用开源的管理系统,我要专门招募一、两个技术人员来伺候他,那我还不如买商业软件,至少我后续服务的成本可以少很多。一年可能不能看见效果,但是,十年、二十年呢,可能就赚回来了。因为企业要养这些技术人员的话,可能不是个小数目,这笔每年支付给软件公司一笔服务费用,要高的多了。   所以,我们选择企业管理软件时,一般要求其维护相对简单,不要让我们再特意的去招募人才来管理为好。
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